Les facteurs clés de succès d'une communication réussie
Communiquer est la base et l’essence même du dirigeant qui, au-delà de la simple transmission d’informations, doit s’assurer que ces dernières descendent bien, remontent bien et se transmettent bien d’un département à un autre, d’une équipe à une autre. Mais ce n’est pas tout, diriger c’est également communiquer pour motiver et engager les collaborateurs dans une dynamique convergente autour d’objectifs communs et partagés.
Schématiquement, il est possible de représenter et de catégoriser les différents types de communication interne d’un dirigeant, selon que la communication est individuelle ou collective, et formelle ou informelle, comme le montre la matrice ci-dessous avec quelques exemples. Il est important que le dirigeant communique de manière effective et régulière sur ces quatre espaces car ils participent tous, indirectement, à optimiser les informations nécessaires aux équipes pour avancer, à sécuriser les positions des collaborateurs au sein de l’entreprise, à mettre en perspective les ambitions et les orientations stratégiques de l’entreprise, et à créer un contexte positif et favorable à l’engagement et à l’implication de tous.
1. Les facteurs clés de succès d'une communication réussie
Comment s’assurer que les messages transmis sont non seulement compris, mais également porteurs de sens et de motivation pour les collaborateurs ?
De la clarté des messages à l’écoute active, en passant par l’utilisation des technologies ou encore la régularité des échanges, plusieurs facteurs clés de succès permettent d’instaurer un climat de confiance, d’engagement et de transparence.
Clarté et précision : Vous devez transmettre des messages simples, compréhensibles et orientés vers des objectifs concrets pour éviter les malentendus.
Écoute active : Vous devez vous engager pleinement dans les échanges, en montrant une réelle attention et en valorisant les contributions des interlocuteurs.
Régularité des réunions : Vous devez maintenir des points de contact fréquents pour assurer un suivi continu et renforcer l'engagement collectif.
Utilisation de nouvelles technologies : Vous devez intégrer des outils numériques pour faciliter la diffusion des informations et améliorer l'interactivité.
Formations : Vous devez vous former continuellement pour affiner vos compétences en communication et transmettre cette culture aux collaborateurs.
Feedbacks constructifs : Vous devez proposer des retours précis et bienveillants pour encourager l'amélioration et reconnaître les efforts.
Ouverture et accessibilité : Vous devez créer un climat de confiance où chacun se sent libre d'échanger avec le dirigeant.
Cohérence : Vous devez aligner vos paroles et vos actions pour renforcer votre crédibilité et votre exemplarité.
2. Quelles sont les postures clés d’une communication réussie ?
La communication est un art subtil qui repose sur des postures clés, des choix stratégiques pour capter l’attention, et des approches adaptées à chaque situation. Du timing au ton, de la sincérité à l’adaptation aux besoins de l’auditoire, les leviers sont multiples pour établir une connexion authentique et impactante.
Une bonne communication est avant tout un bon timing : S'exprimer au moment opportun pour maximiser l'impact et la réceptivité des messages.
Éloquence : Maîtriser l'art de bien s'exprimer, avec des arguments clairs et un ton captivant pour mobiliser et inspirer.
Sincérité : Parler avec authenticité pour établir une relation de confiance et renforcer sa crédibilité.
Aller vers l’autre, ne pas se parler à soi-même : Adapter son discours aux besoins et attentes de son auditoire, en évitant une communication autocentrée.
Marquer les esprits en adoptant la bonne approche : Utiliser les styles de communication (directif, collaboratif, participatif ou analytique) en fonction des interlocuteurs, en combinant habilement le verbal et le non-verbal.
Synchronisation : Aligner sa communication avec le contexte, les attentes et les émotions de l’auditoire pour créer une connexion fluide et naturelle.
3. Quels sont mes conseils pour avancer ?
Sur la forme :
La forme de votre communication est aussi importante que le fond pour capter l’attention, convaincre et inspirer. En tant que dirigeant, la maîtrise de votre éloquence, de votre répartie et de votre posture devient un atout stratégique. S’entraîner régulièrement, oralement et par écrit, permet d’affiner vos messages et de gagner en fluidité. Parallèlement, travailler sur votre voix, vos silences et vos interactions renforce l’impact de vos prises de parole. Gérer votre trac et lire les signaux non verbaux de votre audience sont des compétences clés pour maintenir une communication claire, dynamique et engageante.
Entraînez-vous (oral et écrit) : Pratiquez régulièrement pour affiner vos messages, structurer vos idées et gagner en fluidité dans vos communications.
Travaillez votre éloquence (voix, silence, prise de parole, tons, timing) : Maîtrisez l'art d'utiliser votre voix, vos pauses et vos variations de ton pour capter l'attention et transmettre des messages percutants.
Travaillez votre répartie : Développez votre capacité à répondre rapidement et avec pertinence, pour gérer efficacement les échanges et les situations imprévues.
Appréhendez votre trac/stress : Identifiez vos sources de stress, adoptez des techniques de relaxation et utilisez votre énergie pour transformer le trac en force positive.
Soyez attentifs aux postures et réactions (synchronisation/désynchronisation, etc.) : Observez attentivement les signaux non verbaux de votre public et ajustez vos gestes, votre posture et votre ton pour maintenir une connexion harmonieuse.
Sur le fond :
Pour atteindre efficacement vos objectifs tout en mobilisant vos équipes, il est essentiel de clarifier vos intentions, de budgéter votre temps et de structurer vos messages avec précision. Une communication bien pensée garantit non seulement l’efficacité mais aussi l’adhésion. Anticiper les réactions possibles vous permet de rester agile face aux imprévus, et de maintenir une posture exemplaire, capable d'inspirer et de fédérer.
Définissez vos objectifs : Clarifiez ce que vous souhaitez accomplir avec votre communication, qu'il s'agisse d'informer, de convaincre ou de mobiliser.
Budgétez votre temps de communication : Planifiez précisément le temps nécessaire pour transmettre vos messages, en équilibrant concision et exhaustivité.
Définissez votre stratégie de communication (efficacité et adhésion) : Identifiez les canaux, le ton et les messages clés pour maximiser l’impact et obtenir l’adhésion de votre public.
Anticipez les différents scénarii/réactions : Préparez-vous à gérer les questions, objections ou émotions imprévues pour maintenir le cap sur vos objectifs.
Restez maître de vos émotions et de l’objet de votre communication : Gardez une posture calme et centrée pour éviter que les émotions ou les divergences ne détournent votre message principal.
4. Quelles sont les erreurs à éviter ?
Dans un environnement professionnel où la communication est un levier clé de leadership, les erreurs de posture ou de message peuvent gravement entacher l'efficacité et la crédibilité d’un dirigeant. Une communication inconsistante sur le fond et/ou la forme, ou limitée à une approche descendante réduit l'engagement des équipes. La surcharge d'informations non structurées épuise l’attention, tandis que le manque de transparence sape la confiance. Ne pas adapter son discours au public ou ignorer les contributions des collaborateurs sont autant de facteurs qui freinent la mobilisation collective. Pour un dirigeant, il ne s’agit pas seulement de communiquer, mais de fédérer, inspirer et incarner une vision claire et cohérente.
Erreur n°1. Une communication inconsistante (fond et/ou forme) et uniquement descendante : Évitez les incohérences entre vos paroles et vos actions, ainsi qu'une communication unilatérale et passive qui limite l'engagement et l'échange.
Erreur n°2. Une surcharge d'information : Ne noyez pas votre audience sous un flot d’informations non structurées, qui générera confusion et désengagement.
Erreur n°3. Le manque de transparence sur des informations importantes : Ne pas partager d’informations essentielles ou contourner la vérité peut miner la confiance et la crédibilité de votre leadership.
Erreur n°4. Une communication inadaptée à l’audience ou à l’émotion du collaborateur : Transmettre un message standardisé sans tenir compte du profil ou de l’état émotionnel de vos interlocuteurs peut limiter son impact et provoquer des malentendus.
Erreur n°5. Ne pas reconnaître les contributions de vos équipes : Omettre de valoriser les efforts et réalisations de vos équipes peut démotiver les collaborateurs et nuire à la dynamique collective.
Pour un dirigeant, se faire accompagner par un expert en communication est essentiel pour maximiser l’impact de sa stratégie, tant dans son élaboration que dans son déploiement. Cet accompagnement permet d’affiner les éléments de langage, d’adopter une posture convaincante, et de maîtriser gestuelle et arguments afin d’inspirer confiance et d’embarquer efficacement ses équipes et partenaires dans sa vision. N'hésitez pas à prendre notre attache contact@gibert-consulting.com